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第一章初识中文版Word2003

  中文版word2003是微软公司推出的中文版office2003软件套装中的重要组成部分,它具有强大的文本编辑和文件处理功能,是实现无纸化办公和网络办公不可或缺的应用软件之一

  第二节浏览程序窗口

  Word2003的程序窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格和状态栏。请熟练掌握本小节中讲解的关于菜单栏、工具栏和任务窗格的浏览方式,这对您今后的学习非常重要。

  一、标题栏:标题栏主要包括“控制菜单”按钮、文件名称、程序名称和窗口控制按钮。

  二、菜单栏:菜单栏包括九个子菜单和一个组合框。

  三、工具栏:Word软件以工具按钮的形式将常用的菜单命令显示在工具栏,通过对工具按钮的操作,可以快速地执行菜单命令,从而提高工作效率。

  四、文档窗口:文档窗口是您创建、编辑、修改和查阅文档的地方,默认情况下,在文档窗口四周分布着标尺和滚动条以及上下翻页按钮,它们只适合鼠标操作,不过,其功能都是可以通过键盘来完成的。

  上一页快捷键:Ctrl+上翻页;下一页快捷键:Ctrl+下翻页

  五、任务窗格:任务窗格是word2003程序中提供常用命令的窗口。它的位置默认在文档窗口的右侧,您可以一边使用这些命令,一边继续处理文件。在需要的时候,任务窗格会自动显示,当然您也可以随时打开和关闭它。

  打开或关闭任务窗格快捷键Ctrl+F1

  六、状态栏:状态栏位于word窗口的底部,它提供文档当前位置的诸多信息,如页码、行列数、光标到页顶端距离等,另外它还显示一些特定命令的工作状态,如:录制、改写、修订、扩展以及当前使用的语言种类等。

  第二章文档的基本操作

  第一节打开和关闭文档

  一、打开文档

  方法一、找到.doc文档,直接回车打开。

  方法二、使用菜单命令打开文档:在程序窗口“文件”菜单下“打开”命令下按路径找到文档即可。

  方法三、打开最近使用过的文档:在程序窗口“文件”菜单下“退出”命令前所有文档就是最近使用文档。

  二、关闭文档

  方法一、关闭当前文档而不退出word程序:在程序窗口按下快捷键ctrl+w或ctrl+F4,当然也可以执行“文件”菜单下的“关闭”命令,此时关闭的只是当前文档,而并不退出应用程序,您还可以在程序窗口进行其他操作。

  方法二、关闭当前文档同时退出word程序:直接按下快捷键Alt+f4;当然也可以通过执行“文件”菜单下的“关闭”命令或“文件”下的“退出”命令,这个操作是同时关闭当前文档和Word程序。

  第二节文档视图

  Word2003为您提供了七种视图方式:普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲、页面预览和打印预览。

  一、普通视图:是word文档的基本视图,也是默认视图。它简化了页面版式,隐藏了页面边缘、页眉、页脚、图形对象及文档背景,同时在状态栏显示光标所在位置的行、列、页、节等信息,它适用于大多数情况下的文档编辑和排版。

  二、Web版式视图:是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式(其它几种视图方式均是按页面大小进行显示),除此之外,Web版式还显示文档背景和图形对象。

  三、页面视图:是直接按照您设置的页面大小进行显示的视图方式,您可以通过该视图方式查看到页面中的文字、图片和其他元素的准确位置。因而它是排版时的首选视图方式。

  四、阅读版式视图:文档中的字号变大了,文档窗口被纵向分为了左右两个小窗口,看起来象一本打开的书,显示左右两页。这样每一行变得短些,阅读起来比较贴近于自然习惯

  五、大纲视图:是按照标题的层次来显示文档的,您可以折叠文档,只查看主标题,从而使得查看和修改文档的结构变得十分容易。

  六、打印预览:打印预览是用于显示打印效果的(也称“模拟显示”)它也是Word文档视图方式中的一种,打印预览是在页面视图方式的基础上,增加了同时显示文档多个页面内容的功能,更有利于您检查文档的布局。

  七、网页预览:执行“文件”下的“网页预览”命令,word程序会打开IE浏览器并将当前文档显示在IE窗口中,以此向您展示文档在IE中的最终外观,该视图方式不允许编辑。

  第五节查看文档属性

  通过“文件”下的“属性”可以打开当前文档的“属性对话框”,对话框中有常规、摘要、统计、内容和自定义等五个选项卡,这些数据由程序自动彩集供您查阅。

  第三章编辑文本

  文档编辑是word应用中最基础的操作,它包括文字、符号的输入,日期和时间的插入,文本的复制、移动、删除、查找、替换,以及文本的自动更改、拼写和语法检查等。

  第一节输入文本

  启动word程序,它会为您自动创建一个名为“文档1”的新文档,有了这个新文档,就可以开始输入了。

  一、输入文字:在word文档窗口打字。新建的文档里,有一个不停闪烁的光标,您只有在光标的指示下,才能按部就班地完成编辑、删改和阅读。在整个输入过程中,光标会自动随着文字的不断写入而向后移动,它永远指向下一个文字的键入位置。

  在word中,有两种输入模式,一是插入模式,一是改写模式。默认是插入模式的。在插入模式下输入一个字符,那么它将显示在光标当前指向字符之前,而光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位置。改写模式则是另外一种情况,在改写模式下,键入的字符将覆盖光标当前指向的字符,同时光标后移指向下一个字符。

  特别提示:按下键盘上的insert键,插入模式将转换为改写模式,再次按下insert键时,又能回到插入模式。

  Word有自动换行的功能,写满一行后,光标会自动移向下一行,所以您在输入过程中,不必为换行做任何操作。若需另起一段,请按下回车键。

  在输入过程中,使用delete(删除键)删除光标当前指向后面的字符,使用backspace(退格键)删除光标当前指向前面的字符。

  二、插入符号:使用“插入”下“符号”打开“符号对话框”即可输入特殊符号。

  三、插入当前日期和时间:使用“插入”下的“日期和时间”打开“日期和时间”对话框即可输入各种当前时间的格式。

  第二节选中文本

  一、选中文本

  第一、选中光标当前指向的字符:鼠标左键单击点选

  第二、选中光标当前所在的行:鼠标左键双击点选

  第三、选中整篇文档:按下快捷键Ctrl+A或执行“编辑”下的“全选”均可选中整篇文档。

  二、取消选中:鼠标单击文档任意处

  第三节复制和移动文本

  复制和移动文本都是以选中文本为前提的。

  一、复制文本:选中要复制的文本,按下快捷键Ctrl+C或常用工具栏上的“复制按钮”即可完成文本复制。

  二、剪切文本:选中要剪切的文本,按下快捷键Ctrl+X或常用工具栏上的“剪切按钮”都是剪切文本的方法。

  三、粘贴文本:按下快捷键Ctrl+V或常用工具栏上的“粘贴按钮”即可完成文本的粘贴。

  第四节查找与替换文本

  一、普通查找:按下快捷键Ctrl+F,或执行“编辑”下的“查找”打开“查找和替换”对话框按提示操作即可。

  二、普通替换:按下快捷键“Ctrl+H”或执行“编辑”下的“替换”,打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”和“替换为”键入用以替换的文本,填写好两个编辑框后,如果只需要替换一个查找对象,请按下“替换”按钮,如果需要替换所有查找到的对象,请按下“全部替换按钮”。

  第五节撤消和恢复撤消

  当您在编辑中出现误操作或者对编辑效果不满意的时候,可以应用“撤消”功能来取消这些操作,而当您需要取消“撤消操作”时,则可以应用“恢复”功能。

  一、撤消:发现操作失误后,按下快捷键“Ctrl+Z”或常用工具栏上的“撤销”即可撤消刚才的操作。

  二、恢复撤消:当对撤消后悔的时,可以按下快捷键“Ctrl+Y”常用工具栏上的“恢复”来恢复被撤消的操作。

  第四章格式化文本

  输入文本是赋予文档内容的过程,格式化文本则是赋予文档形式的过程。一份优秀的文档,不仅要有充实的内容,更要有完美的形式。

  第一节格式化字符

  一、使用格式工具栏格式化字符

  选中要设置格式的文本,Alt激活菜单栏,Ctrl+Tab跳转到格式工具栏,回车按下按钮就能实现相应功能。下面罗列并简要说明格式工具栏上各按钮的功能:

  “样式和格式”:用于打开“样式和格式”任务窗格。“样式组合框”:列出现有的可用样式。“字体组合框”:列出所有中英文字体。“字号组合框”:列出所有字号。一种是汉字的字号,如初号、八号等,在这里数值越大,字符的尺寸越小,八号是最小字号;另一种是用国际上通用的以“磅”为单位的磅值来表示的字号,数值越小,字符的尺寸越小,数值越大,字符的尺寸越大,72是最大字号。“加粗按钮”:按下一次,选中文字被设置成加粗格式,再次按下则取消加粗。“倾斜按钮”:按下一次,选中文字被设置成向右倾斜的格式,再次按下则取消倾斜。“下划线下拉”:上下光标为字符添加下划线同时选择下划线的线型和颜色,再次按下可取消下划线。“突出显示下拉”:为文本添加背景颜色从而使这段文本在整个文档中得以突显。按下一次,为文本添加背景色,再次按下则可以取消文本的背景色。“字体颜色下拉”:设置文字的颜色,word文档的文字默认是黑色。“上标按钮”和“下标按钮”:使选中文字显示为上标或下标格式,再次按下则取消上标或下标格式。

  二、使用“字体”对话框格式化字符

  按下快捷键“Ctrl+D”或执行“格式”下的“字体”打开“字体”对话框,字体对话框中有三个选项卡,此时焦点默认在“字体选项卡”上,在这里,不仅有格式工具栏上的字符格式选项,还有一些字符效果复选框,不过,这些效果在公文和普通文档中并不常用。

  四、设置字符间距:执行“格式”下的“字体”,或者直接按下快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框,切到“字符间距选项卡”,在该选项中,有如下项目可供设置:

  在“缩放”处,既可以直接键入数字,也可以用上下光标选择百分比,改变字符在水平方向上的缩放比例,这里改变的是字符的宽度,而不是字符的高度。

  在“间距”中:上下光标选择不同格式,同时还可以通过在“磅值”中键入或选择磅值来调整字符间隙,这里设置的是字符间的水平间距,不改变行间距。

  “位置”:提供三个选项,标准、提升、降低,选择提升或降低会使选中字符不再与未选中字符处于同一水平线,它们将高于或低于未选中的文字,同时,行间距会被自动撑高以适应字符位置的变化。

  “为字体调整字间距”,能在应用字符缩放时自动调整字符间距以适应您的设置。

  五、设置动态文字效果:执行“格式”下的“字体”,或者直接按下快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框,找到“文字效果选项卡”,上下光标在列表中选择需要的效果。

  六、设置首字下沉:它以突出显示段落的第一个字符的方式,吸引读者阅读该段落。但这并不影响您设置首字下沉。光标指向需要设置首字下沉的段落(无需选中该段落)执行“格式”下的“首字下沉”,打开“首字下沉”对话框。

  “无”表示不应用首字下沉。“下沉”表示段落的第一个字符下沉后其它文字以环绕的方式排列在它的右侧和下方。“悬挂”表示段落中的首字符下沉后,其他文字只能排列在它的右侧而不能出现在它的下方,也就是说其他文字会呈现悬挂缩进的视觉效果。“字体”用于选择或键入下沉的文字的字体格式。“下沉行数”用于选择或键入下沉字符的跨行情况,选择或键入“2”表示下沉字符的高度是两行正文的高度,选择或键入“3”则表示下沉字符的高度是三行正文的高度,以此类推。“距正文”用于选择或键入下沉字符与段落中其他文字的水平间距。

  第二节格式化段落

  在输入文本的过程中,按下Enter键可以结束本段另起一段,在显示段落标记的前提下,键入Enter的位置会出现一个灰色带弯的小箭头,这就是段落标记,两个段落标记间的文本就是一个段落。在word文档中,您不仅可以格式化字符,还可以格式化段落。

  一、设置段落对齐方式:包括水平对齐和垂直对齐。水平对齐是段落在文档的左右边界之间的横向排列方式,而垂直对齐则是段落在文档的上下边界之间的纵向排列方式。

  第一、设置段落的水平对齐方式:水平对齐有左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐和两端对齐五种方式。

  设置段落的水平对齐方式,有两种方法:

  方法一、使用工具栏按钮设置水平对齐方式

  选中需要设置的段落,按下工具栏上的“左对齐按钮”、“右对齐按钮”、“两端对齐按钮”、“居中按钮”和“分散对齐按钮”来分别完成相应的设置。

  方法二、使用菜单命令设置水平对齐方式

  执行“格式”下的“段落”,打开“段落”对话框,此时焦点默认在“缩进和间距选项卡”,Tab键切到“对齐方式”上下光标选择需要的对齐方式,然后回车或按下对话框中的“确定”按钮即可完成设置。

  第二、设置段落的垂直对齐方式:垂直对齐有顶端对齐、居中、两端对齐和底端对齐四种方式。

  顶端对齐是页面首行紧贴上边距线对齐,如果该页未写满,文字块显示在页面上端,行间距不变。

  居中是文字以页面横向中轴线为准对齐,如果该页只有一行,那么它将显示在页面的横轴线上,如果该页有六行,那么这六行文字会被均匀地分部在页面横轴线的两侧,即横轴线上三行,横轴线下三行,行间距不变。

  两端对齐是页面首行紧贴上边距线对齐,页面末行紧贴下边距线对齐,其他各行均匀分布在首行和末行间,行间距会因行数多少而改变,当然如果该页写满行间距就和其他对齐方式相同,如果该页只有一行,则执行顶端对齐。

  底端对齐是页面末行紧贴下边距线对齐,如果该页未写满,文字块显示在页面下端,行间距不变。

  要设置段落垂直对齐方式请执行“文件”下的“页面设置”,打开“页面设置”对话框,找到“版式选项卡”中的“垂直对齐方式”组合框,用上下光标选择需要的对齐方式。

  二、设置段落缩进:控制的是文字与左右页边距线之间的关系,段落的缩进有“左缩进”、“右缩进”、“首行缩进”、“悬挂缩进”四种方式。

  左缩进:是段落中每一行的行首字符和稿纸左边距线之间留出一段空白距离;

  右缩进:是段落中每一行的行尾字符和稿纸右边距线之间留出一段空白距离。

  特别提示:如果缩进值被设置为负数,行首和行尾字符就会溢出文档的左右页边距线,也就是说,行首字符会在左边距线的左侧而行尾字符会在右边距线的右侧。在设置缩进时,您可以单独设置左缩进或右缩进,也可以设置左右同时缩进。

  首行缩进:是段落的第一行第一个字向右缩进一段距离,中文的书写习惯是段落开头缩进两个汉字的距离

  悬挂缩进:是被设置段落的第一行不动,而其他行进行缩进。

  执行“格式”下的“段落”弹出“段落”对话框,焦点默认在“缩进和间距选项卡”,该选项卡有如下选项可供设置“左”用于设置左缩进的距离,以字符为单位。“右”用于设置右缩进的距离,以字符为单位。“特殊格式”用于设置“首行缩进”和“悬挂缩进”。“度量值”用于设置特殊格式的缩进距离,以字符为单位,当然是在您选择了特殊缩进项目后,该选项才有意义。

  三、设置行距、段前和段后间距:行距是当前行文字的底部到下一行文字底部的距离,默认情况下,word会自动调整行距以容纳行内的字符和图形。当然您也可以根据自己的需求对行距进行设置。

  执行“格式”下的“段落”打开“段落”对话框,在“缩进和间距选项卡”下有如下选项可供您设置:

  段前:数字显示框:设置选中段落首行与上一段末行的距离。默认为0行。

  段后:数字显示框:设置选中段落末行与下一段首行的距离。默认为0行

  行距:组合框:设置选中段落各行字符的垂直距离,默认是单倍行距,如果在“行距”选择了“最小值”或“固定值”,则需要用Tab切到“设置值”然后选择或者键入磅值。

  第三节项目符号和编号列表

  在文档的编辑过程中,为了强调重要条目和有序地展开内容,您可能需要应用项目符号和编号列表,如本文中的章、节,就可以应用项目符号,同时第几章,第几节以及节下面的一、二、三就可以应用编号列表了。

  一、在输入文本时创建项目符号和编号列表

  首先来看看如何在编辑文档的过程中创建项目符号。

  在行首键入星号,按下Tab键或空格键,随后输入任意文本(可以是简短的句子,如章、节的标题,也可以是一个完整的段落),输入完成后,按下回车另起一段,word会在下一个段落的起始处自动插入下一个项目符号,这样,伴随着您的编辑,程序会自动在文档中不断的插入项目符号,要结束这种情况,请按下两次Enter键,或用Backspace删除最后一个项目符号。

  Word除了允许您在编辑过程中创建项目符号外,还允许您在编辑过程中创建编号列表。在行首直接输入编号,如:一、再按下Tab键或空格键,随后输入任意文本(可以是简短的一个句子,如章、节的标题,也可以是一个完整的段落,然后回车另起一段时,word会在新段落的起始处自动插入下一个编号列表项(如二、三……)。可用的编号样式有很多种,除了“项目符号和编号”对话框,中“编号选项卡”和“多级符号选项卡”提供的标准样式外,还包括“自定义项目符号列表”对话框和“自定义编号列表”对话框中的所有样式。要查看上述样式请执行“格式”下的“项目符号和编号”,打开并浏览“项目符号和编号”对话框。

  二、为现有文档添加项目符号或编号

  选中文本,按下格式工具栏上的“项目符号按钮”或“编号按钮”即可。当然您也可以通过“格式”下的“项目符号和编号”打开“项目符号和编号”对话框,在“项目符号选项卡”和“编号选项卡”下选择需要的

  选项。要结束列表,请按下两次Enter键,或用Backspace删除最后一个列表项。

  三、更改项目符号和编号列表的格式

  选中要更改项目符号或编号样式的文本,执行“格式”下的“项目符号和编号”,打开“项目符号和编号”对话框,在“项目符号选项卡”或“编号选项卡”下选择自己喜欢的样式回车即可。

  四、添加自定义项目符号和编号

  执行“格式”下的“项目符号和编号”,打开“项目符号和编号”对话框。在“项目符号选项卡”和“编号选项卡”里,您都可以添加自定义样式。以添加自定义编号为例:在“编号选项卡”下,先用光标随意选中一下列表项,Tab切到“自定义(T)...按钮”回车打开“自定义编号列表”对话框,切到“编号样式(N):组合框”下光标到“甲,乙,丙…”回车即可,在这个对话框中,还可以设置编号的对齐方式,字体,缩进位置等等,设置完成后,当您再次浏览“项目符号和编号”对话框中的“编号选项卡”时,就会听到刚才添加的“甲,乙,丙…”这种样式了。添加自定义项目符号的操作与此雷同。

  五、重新设置编号的起始点

  在word中,编号是有连续性的,只要用过某种样式的编号,再次用到编号时,程序会自动延续前面的编号,这样当然很好,不过您有时候并不需要继续前面的编号,而是需要重新开始新的编号,这时,请将光标移动到需要新编号的位置,然后执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”,打开“项目符号和编号”对话框,在“编号选项卡”列表中选择需要的样式然后按下“重新设置(E)按钮”,此时会弹出对话框询问您“是否将此库位置重设为默认设置?”,按下“是(Y)按钮”然后按下“项目符号和编号”对话框中的“确定”按钮,您的文档里就有新的编号列表了。

  六、创建多级列表

  执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”打开“项目符号和编号”对话框,在“多级符号选项卡”列表中选择一个样式确定,然后开始输入文本,此时行首就出现了第一级编号的第一项,比如您选择了“第1章第1节

  (a)图形”的样式,您的行首就会出现“第1章”这个编号,只要一回车,下一行的行首就会出现“第2章”这个编号,可是您需要的是在第1章下面编写第1节,也就是说,您现在需要创建第二级编号的第一项,而不需要第一级编号的第二项,此时用左右光标听一下,会听到“第2章”,按下Tab键一次,这个编号就会自动变成“第1节”,输入字符后再回车,编号会继续第二级,也就是说,写完第1节的内容后回车,程序会自动创建好“第2节”这个编号,如果您想在第1节下展开几个小问题,那就需要第三级编号,方法跟前面一样,左右光标听到“第2节”,Tab切一下,第2节就自动变成第1节下面的(a)了,这时如果回车,编号会自动显示为(b)(c)……。那么,如何从第三级编号回到第二

  级和第一级呢,比如您不需要(c)这个编号,这里需要“第2节”怎么办呢,左右光标听到(c)后,按下一次Shift+Tab,编号会自动回到第二级编号的第二项,也就是第2节,如果按下两次Shift+Tab,就会回到第一级编号,也就是第2章。

  特别提示,每按一次Tab键,编号就会降低一级,每按下一次Shift+Tab,编号就会提升一级,另外,您也可以在左右光标读到编号后,按下工具栏上的“增加缩进量按钮”和“减少缩进量按钮”来完成此操作,增加缩进量降低编号级

  别,减少缩进量提升编号级别。

  七、删除项目符号和编号

  光标到需要删除的项目符号或编号,直接按下backspace键删除,当然,点击常用工具栏上的“项目符号按钮”或“编号按钮”也能删除项目符号或编号。

  第五章文档的排版与打印

  排版又称版面编排。也就是将文档中的文本、表格、图形等元素,按照特定内容的需要进行组合排列,使整篇文档以最美观的形式明晰地表述内容。至于打印,当然是为了生成纸质文档,不过,随着无纸化办公的不断推进,需要打印的文档将会越来越少。

  第一节设置页面

  一、选择纸张类型和来源

  执行“文件(F)子菜单”下的“页面设置(U)...菜单”打开“页面设置”对话框,在“纸张选项卡”下有如下选项:

  “纸张大小(R):组合框”用于选择文档将要应用的纸张

  二、设置页边距和纸张方向

  所谓页边距,就是文字块与纸张边缘间的空白距离。执行“文件(F)子菜单”下的“页面设置(U)...菜单”打开“页面设置”对话框,找到“页边距选项卡”,上下左右四个数字显示框就是让您编辑或选择页边距的。

  多页的纸质文档通常需要装订成册,订书钉或装订孔的轨迹称为装订线,在“装订线(G):厘米数字显示框”中设置装订线的数值,从视觉上看,设置了装订线,会使同侧的页边距增大,有了足够的空白边距,您的文档就不会出现因装订而遮挡住文字的现象,“装订线位置(U):组合框”提供了四个选项,当然,装订线通常是放在文档左侧或上端的。

  第二节页眉、页脚和页码

  页眉、页脚用于显示文档的附加信息,如单位名称、徽标、日期、章节等文字或图形等,而页码当然就是文档中每一页的编号。页眉位于页面顶端,页脚则位于页面的底端,页码的位置就比较随意,可以放在顶端,也可以放在底端,特别提示:当您在文档中插入了页眉或页脚后。程序将把它们应用到文档中的每一页。

  一、浏览、编辑页眉和页脚

  执行“视图(V)子菜单”下的“页眉和页脚(H)菜单”,弹出“页眉和页脚”工具栏,就可以开始编辑了。要离开页眉页脚回到正文,请按下工具栏上的“关闭按钮”或者按下快捷键“Alt+c"。

  二、插入页码

  当文档视图为普通或页面时,执行“插入(I)子菜单”下的“页码(U)...菜单”,打开“页码对话框”,在“位置(P):组合框”和“对齐方式(A):组合框”里用上下光标选择页码的位置和对齐方式。一般情况下,单面打印的文档页码设置为页面底端(页脚)的右侧,双面打印的文档页码设置为页面底端(页脚)的外侧,另外,无论是单页打印还是双页打印都可以将页码位置设置为居中。

  在日常应用中,公文的首页是不显示页码的,要隐藏首页的页码,请清空“首页显示页码(S)复选框”也就是说,让该复选框处于未选中状态。页码的样式也是多种多样的,您可以按下“格式(F)...按钮”打开“页码格式对话框”选择自己喜爱的页码样式。

  第三节边框和底纹

  边框和底纹是突显和美化文本的一个手段,您可以为整篇文档或者文档中的特定文字、表格、图形等设置边框和底纹,虽然读屏不能在文档中识别边框和底纹,但添加边框和底纹不会影响读屏软件正常地朗读。特别提示:边框和底纹都会被打印出来。

  一、文字、表格、图形边框

  直接点击工具栏上的“字符边框”,可以为选中的文本块添加默认边框,默认的文字边框是一个由黑色细线构成的矩形框,如果想要添加更美观的边框,请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”,打开边框和底纹对话框,在“边框选项卡”下,可以设置边框的线型、颜色、样式、应用范围等,这里的自定义设置只能应用于段落而不能应用于文字。需要说明的是,该对话框中的“横线(H)...按钮”用于打开“横线”对话框,这里的横线可不是让您选择边框线型的,而是用于在文本中插入文字层水平线图片的

  二、页面边框

  执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”,打开边框和底纹对话框,在“页面边框选项卡”中设置页面边框的线型、颜色、样式和应用范围等,这里的“艺术型(R):组合框”也是用来选择边框样式的,在这个组合框中,边框不再是线条,而是一些漂亮的装饰图案,例如,您选择“ChristmasTree”,确定后,页面边框就是绿色的小圣诞树图案,如果选择“Apples”,那么页面边框就是红色大苹果图案了,在选择图案后,还可以反切到“宽度(W):磅数字显示框”中为图案选择或键入一个合适的宽度。这里设置的对象是文档中的每一页,而前面说过的“边框选项卡”设置的对象却是文档每一页上的元素,如一串字符,一个表格或一个图形等。

  三、添加底纹

  直接点击工具栏上的“字符底纹”可以为选中的文字、表格或图形添加默认底纹。要添加个性化底纹,请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”,打开“边框和底纹对话框”在“底纹选项卡”下找到“填充分组”即可操作。word不仅能让您给文本添加一种颜色做背景,还可以让您为单调的背景加上彩色的点做装饰呢,下面的“样式(Y):组合框”就是给您选择点的样式,用百分比来表示,数值小,点的密度小,数值大则点的密度大,下面的颜色菜单是选择点的颜色的,注意不要跟上面的颜色一样哦。

  四、删除边框和底纹

  选中要删除边框和底纹的文本后,执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”,打开“边框和底纹”对话框,在“边框选项卡”或“页面边框选项卡”下用上下光标选中“无(N)单选按钮”即可清除边框和底纹。

  第五节设置文档背景和水印

  默认情况下,Word文档的外观是白底黑字,这样当然很单调,所以,我们现在要向您介绍一下改变文档背景的方法。不过,在此之前,请您先了解一下关于打印文档背景的设置。执行“工具(T)子菜单”下的“选项(O)...菜单”弹出“选项”对话框,在“打印选项卡”下用Tab键切到“背景色和图像(K)复选框”,该复选框选中表示您希望在打印文档时,将文档背景连同文本一起打印出来。特别提示,除非有特殊需要,否则,普通公文是不打印文档背景的。

  一、设置和删除文档背景

  展开“格式”下的“背景”,光标选择想用作背景的颜色回车即可。要删除背景颜色,请在“背景(K)子菜单”下选择“无填充颜色”。

  二、其他背景

  除了可以为文档添加单色背景外,您还可以通过“背景(K)子菜单”下的“填充效果(F)...菜单”和“水印(W)...菜单”为文档添加其他风格的背景。

  第六节用中文版式

  Word2003中文版,特别在格式菜单中提供了中文版式子菜单以适应中文用户的应用习惯。

  三、带圈字符

  选中一个字符,点击工具栏上的“带圈字符”或展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”,执行“带圈字符(E)...菜单”打开“带圈字符”对话框:

  “缩小文字(S)单选按钮选中”表示加圈后原文字被缩小,以保持原有的字间距和行间距。

  “增大圈号(E)单选按钮选中”则表示原文字不会缩小,加了圈后,原有的字间距和行间距会增大。

  第七节打印文档

  打印是借助打印机将电子文档转换成纸质文档的过程。打印前您可以通过预览查看打印效果,以确认文档的版式与样式。

  一、打印预览

  点击工具栏上的“打印预览按钮”或执行“文件(F)子菜单”下的“打印预览(V)菜单”打开预览窗口,在预览窗口查看最终打印效果,这个窗口是以图形显示打印效果的,只能查看而不能编辑,要重新编辑文档,请回到文档窗口。

  二、打印文档的一般操作

  1、“文件”下“打印”;2、常用工具栏上的“打印”;3、直接按下快捷键Ctrl+P,

  “手动双面打印”表示在没有双面打印机的情况下,您可以手动完成在纸张的两面打印文档。在打印完一面后,Word会提示您重新放入纸张。“全部”表示将打印整篇文档。“当前页”表示只打印包含插入点的页面。若选择了多个页面,Word将从选定的第一个页面开始打印。“所选内容”表示将打印当前选定的内容。只有在选定文本后,该选项才可用。“页码范围”后,需要在后面的“可编辑文字”处键入页码范围,用斜杠或用逗号分隔页码如1,3,5等,用连号表示连续页码,如5–12、1–8等。“份数”键入需要打印的份数。

  第六章文档表格

  表格与文字、图形并称为word静态文档的三大要素,因此熟练地掌握表格的阅读和编辑,是很有必要的。

  第一节创建和删除表格

  在word文档中,表格有两大功能,一是呈现文档内容,一是控制文档结构,所谓单元格,是组成表格的最小单位。

  一、创建表格

  方法一、使用工具栏创建表格:直接点击工具栏上的“插入表格...格线下拉按钮”然后用鼠标左键或者键盘的光标键选择表格行列数,单击鼠标或者按下回车键就可以创建一个表格。

  方法二、使用菜单命令创建表格:展开“表格(A)子菜单”下的“插入(I)子菜单”,回车执行“表格(T)...菜单”弹出“插入表格”对话框,在“列数(C):数字显示框”中键入需要的列数,在“行数(R):数字显示框”键入需要的行数,当然您也可以用上下光标在数字显示框中选择数字来完成行列数的设置。

  方法三、绘制表格:执行“表格(A)子菜单”下的“绘制表格(W)菜单”弹出“表格和边框”工具栏,在工具栏上点击相应按钮对将要创建的表格的线型、边框、底纹等进行设置后,您就可以用鼠标在文档中拖拽绘制表格了。完全依靠键盘来创建表格的朋友,也可以用这个方法先设置好表格的样式,然后点击该工具栏上的“表格插入下拉”,弹出“插入表格”后再通过“插入表格”对话框来创建表格。

  二、表格嵌套

  所谓表格嵌套,就是在现有表格的某一单元格中插入一个新的表格。将光标指向要嵌套表格的单元格,用Application键弹出快捷菜单,执行“插入表格”,或者展开“表格”下的“插入”,执行“表格”打开“插入表格”对话框,在对话框中按需要设置好数值和选项后,确定即可。当然如果能使用鼠标的话,您还可以事先在文档中创建好两个表格,然后用鼠标把一个表格拖拽到另一个表格的单元格内,这样也能完成表格嵌套。

  三、添加数据:用光标键或者Tab键将焦点指向需要填写数据的单元格,然后就可以键入字符了,如下面的表格3:

  四、删除表格:在实际应用中,删除表格可能会有两种情况:第一种情况是删除整个表格,包括构成表格的线条以及填充在表格中的内容,将光标移动到需要删除的表格内,在“表格”下找到“删除”展开并回车执行“表格”,即可删除光标所在的表格。当然您也可以选中整个表格,然后用退格键来删除。第二种情况是只删除表格中的内容,而保留下表格,此时您只要在选中表格后按下删除键,当前表就会变成一个没有任何内容的空白表格。

  第二节修改表格

  一、在表格中插入行、列或单元格

  将光标移动到需要添加行、列或单元格的位置,展开“表格”下的“插入”,用上下光标可以看到该子菜单包含六个菜单,其中有五个与本小节内容有关,现在将其功能简述如下:

  执行“行(在左侧)”将在当前列的左侧插入一个空白列。执行“行(在右侧)”将在当前列的右侧插入一个空白列。执行“行(在上方)”将在当前行的上方插入一个空白行。执行“行(在下方)”将在当前行的下方插入一个空白行。执行“单元格”将弹出“插入单元格”对话框,这里有如下四个单选按钮:“活动单元格右移”表示将在光标所在单元格的左侧插入一个新的单元格,同时该行的列数也会增加1列,这个操作会导致表格中各行的列数不一致。“活动单元格下移”表示将在光标当前指向单元格的上方插入一个新的单元格,同时表格底端会新增一行,以适应单元格的下移。“整行插入”表示将在当前行的上方插入一行。“整列插入”表示将在当前列的左侧插入一列。

  二、在表格中删除行、列或单元格

  将光标指向相应位置,展开“表格”下的“删除”,回车执行“列”或“行”就可以删除当前列或者行,要删除单元格,请执行“删除”下的“单元格”,弹出“删除单元格”对话框后,您会看到如下选项:“右侧单元格左移”表示当前单元格将被右侧单元格覆盖,同时该行减少1列。这个操作会导致表格各行的列数不一致。“下方单元格上移中”表示当前单元格将被下方单元格覆盖,不过,表格的行数不会改变。“删除整行”表示将删除当前行。“删除整列”表示将删除当前列。

  三、合并、拆分单元格或表格

  第一、合并单元格:Shift加光标键选中需要合并的单元格,执行“表格”下的“合并单元格”即可将被选中的多个单元格合并成一个单元格。

  第二、拆分单元格:如果只拆分一个单元格,那么光标指向该单元格然后执行“表格”下的“拆分单元格”或右键菜单中的“拆分单元格”弹出“拆分单元格”对话框,在“列数”和“行数”中键入或选择需要的数值确定即可。

  如果需要拆分多个单元格,那么请先选中这些单元格,然后执行“表格”下的“拆分单元格”弹出“拆分单元格”对话框,选择好行列数值后,Tab切到“拆分前合并单元格”需要特别说明的是,“拆分前合并单元格”表示被选中的多个单元格会在拆分前被合并为一个单元格,然后再拆分,例如您选中了四个单元格,并且把拆分的行数定为3,列数定为5,确定后这四个单元格就变成一个3行5列的嵌套表格。而“拆分前合并单元格”则是另外一种情况,例如您仍然选中四个单元格,并且仍然把拆分的行数定为3,列数定为5,确定后这四个单元格就分割成4个3行5列的嵌套表格了。

  第三节设置表格格式

  在word中,表格和文本一样,可以通过格式化来达到美化与突显的效果。

  一、表格自动套用格式

  光标移动到需要使用自动套用格式的表格,执行“表格”下的“表格自动套用格式”弹出“表格自动套用格式”对话框,“类别”中有三个选项:

  选择“所有表格样式”将在下面的“表格样式”框线列表中显示程序内置的所有表格格式;

  选择“使用中的表格样式”将在下面的“表格样式”框线列表中显示当前文档中所使用的表格格式;

  选择“您定义的表格样式”将在下面的“表格样式”框线列表中显示您自定义的所有表格格式,当然如果您从来没有自定义过表格格式,下面的框线列表就没有显示内容了。要自定义表格格式,请按下“新建”弹出“新建样式”对话框,在这里,您可以任意定义表格格式。

  二、表格中的文字格式:

  表格中文字的对齐方式:表格中文字的对齐方式决定了文字在单元格中的位置。表格中的文字对齐方式,有水平对齐和垂直对齐两种方式。水平对齐将确定文字与单元格左右边线的位置关系,而上下对齐则确定文字与单元格上下边线的位置关系。水平对齐完全可以通过格式工具栏上的相应按钮来完成。

  五、自动调整表格

  编辑完表格后,通常需要对表格做进一步的调整,您除了可以手动逐项对表格进行设置外,还可以在“表格”中找到“自动调整”,右光标展开该子菜单后,您会看到如下五个菜单:

  执行“根据内容调整表格”表示您允许程序根据单元格中内容的多少来自动调整单元格大小。

  执行“根据窗口调整表格”表示您允许程序根据显示窗口的大小来自动调整单元格的大小。

  执行“固定列宽”表示您不允许程序自动调整表格的列宽,但允许程序根据内容自动调整表格的行高。

  执行“平均分布各行”表示您允许程序将内容最多的单元格的行高作为标准行高来自动调节选中范围内其他行的行高,以达到被选中区域所有行等高的目的。

  执行“平均分布各列”表示您要求程序自动平分表格左右边框间各列的列宽,并且无论内容多少,都不允许改变表格的列宽,同时允许程序根据内容多少自动调整各行的行高。

  七、表格的边框和底纹

  为了美化和突显文档中的表格,我们建议您对表格的边框和底纹进行设置。打开表格对话框,在“表格选项卡”下点“边框和底纹”弹出“边框和底纹”对话框,这个对话框您已经不陌生了,在这里,可以对表格的边框和底纹进行详细的设置,当然您也可以按下对话框中的“显示工具栏”弹出表格和边框工具栏,然后再通过工具栏上的“边框下拉”“底纹色下拉”来进行相关设置。

  八、插入斜线表头

  在日常应用中,表格的第一行第一列单元格也就是我们通常说的“表头”会需要插入斜线以更明确的表述表格的行、列标题以及表格数据。光标指向表头,执行“表格”下的“绘制斜线表头”弹出“插入斜线表头”对话框,上下光标在“表头样式”处选择斜线样式,“字体大小”处选择填写表头所要使用的字号,然后编辑行列标题,这个对话框中的行标题和列标题实际上是对表格中行列标题的描述。

  第七章使用图形对象

  除了语言文字以外,图形也是一种很好的表述方式,因此恰当地在文档中嵌入图片或图形对象,能增强文档的表现力和说服力。

  第一节插入图片

  一、插入来自文件的图形

  此操作可以帮助您将存放在磁盘中的图片文件插入到当前文档,常见的图片格式有BMP、TIE、PSD、GPE、JIF等等。光标指向需要插入图片的位置,展开“插入”下的“图片”,执行“来自文件”打开“插入图片”对话框,在这个对话框中,您可以浏览存放在您磁盘中的图片文件,选中文件后回车,该图片就会插入到当前文档中。

  第二节设置图片或图形对象格式

  在Word文档中,插入图片后,还需要设置图片的格式与版式,使其与文档中其他元素具有统一的样式。

  一、设置图片或图片对象的版式:将光标定位到需要设置版式的图片或对象上,用鼠标右键单击对象,选择“设置图片格式”即可设置“颜色与线条”、“图像大小”、“板式”等内容

  二、给图片添加边框:选中图片,弹出图片工具条,按下“线型菜单按钮”并用上下光标选择需要的线型回车,即可完成为图片添加边框的操作。

  第四节插入艺术字

  艺术字是以文字为素材的平面装饰图样,它广泛的应用于建筑装饰和平面媒体。Word中的艺术字是使用程序提供的现成的艺术字效果创建的图形对象,您可以在文档中随时通过菜单插入艺术字并可以对其应用其他格式效果。

  一、插入艺术字:光标到需要插入艺术字的位置,展开“插入”下的“图片”,执行“艺术字”打开“艺术字库对话框”,用小键盘的4、6键在列表中选择需要的样式,回车打开“编辑“艺术字”文字”对话框,用Tab切到“请在此键入您自己的内容可编辑文字”处,输入文字后确定。同时在该对话框中您还可以用Tab键和上下光标键为要插入的艺术字选择字体、字号、以及使用加粗倾斜等效果。

  第六节插入文本框

  文本框是一种可移动、可改变大小的文字和图形的容器,插入的文本框显示为一个矩形方框,当完成编辑,光标离开文本框回到文本后,矩形方框的边框线消失,而只显现其中的文字或图形,只有再次激活文本框,您才能看到它的矩形方框的边框线。

  一、插入文本框

  展开“插入”下的“文本框”,执行“横排”或“竖排”,就可以在文档中插入一个空白文本框,当然您也可以在绘图工具栏上直接点击“文本框按钮”或“竖排文本框按钮”来完成此操作。插入文本框后,您还要在其中编辑文字,按下小键盘的斜杠键,执行鼠标单击,以激活文本框,然后就可以开始编辑文字了。如果在插入时执行的是“横排”或“文本框按钮”,那么您的文本框中的文字将从左到右横向排列;如果在插入时您执行的是“竖排”或“竖排文本框按钮”,那么您的文本框中的文字将从上到下纵向排列。在文本框中编辑文字和在文本中编辑文字并无二致,您同样可以通过格式菜单或工具栏来设置文字的字体、颜色、字号、效果以及对齐方式等,要离开文本框回到文本,请按下两次Esc键。

  第十章样式和模板

  样式和模板是Word程序提供的快速处理文档外观的方式,它简化了文档编辑过程中繁复的格式设置,使您的日常工作变得非常便捷。

  第一节样式

  样式是应用于文本的一系列格式特征,在Word中,您可以应用和创建段落样式、字符样式、表格样式和列表样式。保存文档时,它的样式也将一同被保存。

  一、应用Word2003的内置样式

  使用格式刷:格式刷无疑是最便捷的应用样式的方法,直接点击格式刷按钮后需要使用鼠标拖拽,不过,您也可以用键盘操作来实现格式刷功能。在文档中选中已经设置好格式的文本,按下复制样式快捷键“Ctrl+Shift+C”,然后选中需要改变格式的文本,按下粘贴样式快捷键“Ctrl+Shift+v”,这样,刚才复制的样式就被应用到选中文本上了。

  另外,将样式添加到自制工具栏也是一种常用的方法,只是该操作需要鼠标拖拽,仅依赖键盘操作无法完成。

  第四节字数统计

  要查看当前文档的字数统计,请执行“工具”下的“字数统计”,弹出“字数统计”对话框,这里显示了当前文档的字数。

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