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【www.lexiangwang.net--项目管理】
管理技能网权威发布项目管理工具之我见，更多项目管理工具之我见相关信息请访问管理技能网。【导语】对于项目管理系统工具，我们项目管理部一直都有各种不同的争论，但主要还是围绕着有什么用？怎么用？这两个问题展开的。
工具只是工具，它不能解决所有问题！但它却是我们贯彻解决问题的思想理念，提高效率的手段，如果脱离了背后的思想理念，那工具就无法产生其价值。所以讨论工具本身好不好并没有什么意义，我们想如何解决问题，有哪些工具可以如何帮到我们，才会变的更有价值。
曾经使用过很多同类工具，也曾从不同的角色角度使用过这些工具，事实上，每当站在不同的角色位置上使用不同的工具，都会问自己这到底有什么用？每次都有不同的答案，当然每次都怀疑自己是否找到了项目管理工具的真谛，直到现在也是，但多少我还是总结了一些值得分享的经验。总得来说，使用项目管理系统工具能够为团队带来以下的帮助：
任务管理
流程强化
沟通协作的统一平台
持续改进的基础
1
任务管理
德鲁克认为：“所有执行管理任务的人，都可以称为"管理者"”。
无论在多大的项目里，只要是对于工作有责任感的人，都会有对任务管理的需求。只不过，一些非常简单的项目工作，对于能力较好的人，单凭记忆和大脑就能够很好的管理好平时的工作。而再复杂一点的项目，我们就需要用到工具帮助我们进行任务管理，比如：记事本、excel或者其他软件，甚至是项目管理工具。
为了要更好的帮助我们进行任务管理，我们需要对于各项任务进行记录、分类、评估、计划。再深入一点，我们还需要能够记录问题和进度，进行跟踪直到结束，最好还能追溯和总结，以便下次做的更好。而阻碍我们使用工具的最大阻力，并不是对于任务管理的需求，而是来自于对自己过高的估计，以为不需要使用任何工具的帮助就能很好的管理我们的任务。
假如我们本来就是要做任务管理的，我相信在项目管理系统工具上做管理一定不会耗费更多的时间和成本，相反还会带来更大的收益。但是对于一个本就没有想要做任务管理的人来说，任何工具都会是一种负担。
2
流程强化
工具在或者不在，流程就在那里，不增不减。流程可以不依赖于工具去执行，但是有了工具却可以帮助流程更有效的执行。
那用了项目管理工具会是怎样？任务分给谁，就是谁的责任，无论你会有多少的依赖和帮助，但你可以再拆分到更下面的依赖，依次类推，所有的任务和状态都会体现在公共的工具上，这个任务过程中的人知道所有工作的状态和目前碰到的问题，有效推进工作的解决。其实流程本来就有，只是有了工具能够帮助我们追溯和监控，促进对于接任务的人员有效负起责任，并能够及时同步到信息。
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沟通协作的统一平台
说到沟通协作，“流程强化”本身就是一定程度上解决沟通协作的问题，这里我更想要强调的是统一的平台。不同团队成员之间的协作，最先要保证目标统一，信息对称。我们可以使用口口相传，即时通信工具或者邮件，当然也可以使用项目管理系统工具。
沟通是困难的，所以往往我们会使用各种工具在不同场景下配合使用。项目管理工具可以帮助我们解决全局的任务相关信息同步，通过项目管理工具，我们可以知道：
我的任务来自于哪里？
为了什么而做？
任务的紧迫程度是怎样的？
为了完成工作还依赖哪些任务？
这些任务的进度是怎么样的？
碰到了哪些问题？
哪些需求或者任务产生了变更？
……
等等诸如此类的这些问题。
沟通的成本也是相当高昂的，越是大的团队沟通的渠道和信息量越大（沟通渠道=n(n-1)/2），如果所有的事情都要通知到所有的人，而所有的人都要清楚知道所有的信息，一个20-30人规模的团队就可以什么活都不用干，只需要开会沟通就能耗光所有的工作时间。
项目管理系统工具这个统一的平台就可以很好的帮助我们支持推送、订阅、分类和过滤每天在团队中所产生的任务类信息，给我们提供了被动和主动获取需要信息的能力。
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持续改进的基础
数据是一个好东西，能够指导我们找到原因改进工作。但我坚持认为，数据本身不是目的，应该是附带产物。使用工具的目的不该是以获取数据为出发点，还是应该以任务管理、流程强化和沟通协作的目的去使用它，而正因为任务管理、流程、和沟通协作本身还会存在问题和需要不断改进，我们才会利用那些附带产出的数据去指导我们改进的策略。
所有的这些价值，在于我们能够用好工具的基础之上才能产生；用好工具，是必须在我们对于问题、方*和工具理解的基础之上才能做到。但是反过来，就会陷入一种误区，为了使用工具而使用工具，工具自然不会发挥最大的作用。另一方面，工具是帮助使用者更高效的完成工作，假如本身没有想要改进效率的意愿，工具也不会被正确和有效的使用。有的时候我们得要不断的拷问自己，到底我们是在对现状妥协还是想要尝试改变现状？所以，工具用的好不好，并不在于工具本身，还是在于使用它的那个人！